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„No-Shows“ - Auf wen sind die Kosten einer Betriebsveranstaltung aufzuteilen?

Zuwendungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen anlässlich von Betriebsveranstaltungen (z.B. in Form von Speisen, Getränken, Musik) gehören zum Arbeitslohn. Das gilt allerdings nur, soweit sie - für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen jährlich - den Freibetrag von 110 € je Arbeitnehmer übersteigen. Der den Freibetrag übersteigende Betrag kann mit 25 % pauschal besteuert werden. Die Pauschalierung führt zur Sozialversicherungsfreiheit. 

Bei der Anwendung des 110-€-Freibetrags muss der Arbeitgeber zunächst seine Gesamtkosten für das Fest einschließlich Umsatzsteuer zusammenrechnen. Der Bundesfinanzhof (BFH) hat nun bekräftigt, dass hierfür sowohl die Kosten, die dem einzelnen Arbeitnehmer individuell zugerechnet werden können (z.B. Kosten für ein Mehrgängemenü), als auch die Kosten für den äußeren Rahmen der Betriebsveranstaltung (z.B. Saalmiete) einzubeziehen sind. Laut BFH kommt es nicht darauf an, ob einzelne Kosten beim Arbeitnehmer einen unmittelbaren Vorteil auslösen.


Hinweis: Aus der Kostenberechnung ausgeklammert werden dürfen nur rechnerische Selbstkosten des Arbeitgebers für den äußeren Rahmen der Veranstaltung (z.B. Energiekosten bei einer Feier in den eigenen Räumlichkeiten) und steuerfreie Reisekostenerstattungen.


Des Weiteren hat der BFH entschieden, dass die errechneten Gesamtkosten anschließend auf die bei der Veranstaltung tatsächlich anwesenden Teilnehmer (Arbeitnehmer und deren Begleitpersonen) aufgeteilt werden müssen. Auf die (meist höhere) Zahl der angemeldeten Teilnehmer darf nicht abgestellt werden.


Hinweis: Erscheinen wesentlich weniger Gäste, als ursprünglich angemeldet waren, bleiben die Kosten der Feier häufig (nahezu) identisch, müssen aber auf weniger „Köpfe“ umgerechnet werden als geplant, so dass der 110-€-Freibetrag schneller überschritten wird.


 

08.10.2021