Vereinbarungen zwischen einer GmbH und ihren Gesellschaftern müssen im Vorhinein getroffen werden, um steuerlich anerkannt zu werden. Rückwirkende Vereinbarungen werden von den Finanzämtern grundsätzlich verworfen und führen üblicherweise zu verdeckten Gewinnausschüttungen. Daher sollten jeweils zum Jahresanfang sowohl die GmbH-Satzungen, jegliche Verträge mit den Gesellschaftern (z.B. Darlehensverträge) und insbesondere die Anstellungsverträge mit den Geschäftsführern auf ihre Aktualität hin untersucht werden. Zu prüfen wären bei den Anstellungsverträgen unter anderem die Angemessenheit der Höhe des Gehalts, der Tantieme und anderer variabler Gehaltsbestandteile sowie des Urlaubs- und Weihnachtsgeldanspruchs. Sofern ein Pensionsanspruch besteht, sollte auch dieser auf seine Angemessenheit hin überprüft werden.
Verständlicherweise besteht immer wieder der Wunsch, auch dem Gesellschafter-Geschäftsführer eine Vergütung zu zahlen, die sich nach dem Umsatz richtet. Doch Vorsicht: Diese wird nur in ganz wenigen Ausnahmefällen anerkannt. Also sollte lieber eine Tantieme vereinbart werden, die sich am Gewinn orientiert. Der erfolgsabhängige Bestandteil sollte üblicherweise nicht höher sein als ¼ der Gesamtvergütung, das heißt das Verhältnis von Festgehalt zu variablem Gehalt sollte bei 75 zu (max.) 25 liegen.
Auch die "Gesamtausstattung" eines Gesellschafter-Geschäftsführers muss noch angemessen sein. Orientieren Sie sich daher an branchenüblichen bzw. betriebsinternen Werten oder an Zahlen aus Vergleichsstudien. Zudem darf die Vergütung nicht zu einer so genannten Gewinnabsaugung führen, das heißt, der Gesellschaft muss nach Abzug des Geschäftsführergehalts noch ein angemessener Gewinn verbleiben.
Verrechnungskonten sind ein beliebtes Mittel, um Zahlungen zwischen GmbH und Gesellschafter abzuwickeln und um nicht bei jeder Kleinigkeit einen gesonderten Darlehensvertrag abschließen zu müssen. Der Jahresanfang ist ein guter Zeitpunkt, um zu prüfen, ob Verrechnungskonten ausgeglichen werden sollten, ob die Verbindlichkeiten werthaltig sind, ob eine Umwandlung in ein langfristiges Darlehen erfolgen sollte und ob die Verzinsung noch angemessen ist. Sofern ein Miet- oder Pachtvertrag zwischen einer GmbH und einem Gesellschafter besteht, sollte auch dieser daraufhin untersucht werden, ob er - noch - einem Fremdvergleich standhält. Bitte beachten Sie, dass beim Neuabschluss oder der Beendigung eines Miet- oder Pachtvertrages mit der eigenen GmbH eine so genannte Betriebsaufspaltung entstehen oder entfallen kann - mit zum Teil enormen steuerlichen Auswirkungen. Bitte informieren Sie uns daher frühzeitig über entsprechende Pläne. Gleiches gilt bei einem Gesellschafterwechsel in der GmbH oder auf Seiten des Vermieters bzw. Verpächters.